กำลังมองหาเคล็ดลับในการเป็น Excel Pro หรือไม่?
ไม่มีใครสามารถปฏิเสธความสำคัญของการเรียนรู้ Excel ได้ดีในสำนักงาน
อย่างไรก็ตามทั้งผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ไม่จำเป็นต้องรู้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ทั้งหมด
นี่คือ 20 กลเม็ดเคล็ดลับในการเปลี่ยนคุณให้เป็น Microsoft Excel Pro:
1. คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อเลือกทั้งหมด
คุณอาจทราบวิธีเลือกเซลล์ทั้งหมดโดยใช้ปุ่ม Control (Ctrl) + A ทางลัดบนแป้นพิมพ์ของคุณ
แต่มีผู้ใช้ไม่มากนักที่ทราบว่าการคลิกปุ่มมุมเพียงครั้งเดียวดังที่แสดงด้านล่างข้อมูลทั้งหมดจะถูกเลือกทันที
2. เปิดไฟล์หลายไฟล์ในเวลาเดียวกัน
เมื่อคุณจำเป็นต้องใช้หลายไฟล์ในเวลาเดียวกันแทนที่จะเปิดทีละไฟล์มีเคล็ดลับในการเปิดไฟล์ทั้งหมดด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเปิดแล้วกดปุ่ม Enter ไฟล์ทั้งหมดจะเปิดขึ้นพร้อมกัน
3. สลับไปมาระหว่างไฟล์ Excel หลายไฟล์
เมื่อคุณเปิดสเปรดชีตหลายชุดการสลับระหว่างสเปรดชีตนั้นจะไม่สะดวกมากนัก
และหากคุณมีความโชคร้ายในการใช้ไฟล์ที่ไม่ถูกต้องคุณสามารถประนีประนอมโปรเจ็กต์ทั้งหมดของคุณได้
ใช้ทางลัด Ctrl + Tab เพื่อสลับระหว่างไฟล์ได้อย่างง่ายดาย
4. เพิ่มทางลัดใหม่ในเมนู
โดยค่าเริ่มต้นจะมีทางลัด 3 ทางในเมนูด้านบนซึ่ง ได้แก่ บันทึกเลิกทำและทำซ้ำ
แต่ถ้าคุณต้องการใช้ทางลัดเพิ่มเติมเช่นคัดลอกและวางเป็นต้นคุณสามารถเพิ่มได้ด้วยวิธีนี้:
File -> Options -> Toolbar -> Quick Access และเพิ่ม Cut and Paste จากคอลัมน์ซ้ายไปขวาแล้วบันทึก
จากนั้นคุณจะเห็น 2 ทางลัดที่เพิ่มเข้ามาในเมนูด้านบน
5. เพิ่มเส้นทแยงมุมให้กับเซลล์
ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณสร้างรายการที่อยู่ลูกค้าคุณอาจต้องสร้างเส้นแบ่งทแยงมุมในเซลล์ที่ 1
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการแยกความแตกต่างระหว่างข้อมูลคอลัมน์และแถว แต่คุณจะทำอย่างไร?
คลิกขวาที่เซลล์จากนั้นคลิกที่ Format Cells, Borders และสุดท้ายที่ปุ่มที่ด้านล่างขวา (เส้นทแยงมุมลง) และตรวจสอบความถูกต้อง
6. เพิ่มหลายคอลัมน์หรือแถวในเวลาเดียวกัน
แน่นอนคุณรู้วิธีเพิ่มแถวใหม่หรือคอลัมน์ใหม่
แต่วิธีนี้เสียเวลามาก เนื่องจากคุณต้องดำเนินการซ้ำหลาย ๆ ครั้งตามที่คุณมีคอลัมน์หรือแถวที่จะเพิ่ม
ทางออกที่ดีที่สุดคือเลือกหลายคอลัมน์หรือหลายแถวจากนั้นคลิกขวาที่ส่วนที่เลือกแล้วเลือก "แทรก" จากเมนูแบบเลื่อนลง
จากนั้นแถวใหม่จะถูกแทรกเหนือแถวหรือทางด้านซ้ายของคอลัมน์ที่คุณเลือกก่อน
7. ย้ายข้อมูลจากหลายเซลล์อย่างรวดเร็ว
หากคุณต้องการย้ายคอลัมน์ของข้อมูลในเวิร์กชีตวิธีที่เร็วที่สุดคือเลือกคอลัมน์จากนั้นวางเมาส์เหนือขอบของคอลัมน์
และเมื่อมันกลายเป็นไอคอนลูกศรกากบาทให้คลิกที่ไอคอนและปล่อยให้กดเพื่อย้ายคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการได้อย่างอิสระ
จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณต้องคัดลอกข้อมูลด้วย? เพียงแค่กดแป้น Control (Ctrl) ก่อนที่จะย้ายคอลัมน์ คอลัมน์ใหม่จะคัดลอกข้อมูลที่เลือกทั้งหมด
8. ลบเซลล์ว่างอย่างรวดเร็ว
เมื่อกรอกข้อมูลสำหรับการทำงานบางครั้งมีข้อมูลขาดหายไป เป็นผลให้เซลล์บางส่วนยังคงว่างเปล่า
หากคุณต้องการลบเซลล์ว่างเหล่านั้นออกเพื่อให้การคำนวณของคุณถูกต้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังหาค่าเฉลี่ยวิธีที่เร็วที่สุดคือการกรองเซลล์ว่างทั้งหมดและลบออกด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองจากนั้นคลิกข้อมูลและตัวกรอง คลิกยกเลิกการเลือกและเลือกตัวเลือกสุดท้ายที่ชื่อว่า Empty Cells
ดังนั้นจึงเลือกเซลล์ว่างทั้งหมด คุณเพียงแค่ต้องลบออกเพื่อให้มันหายไป
9. วิธีการค้นหาคร่าวๆ
คุณอาจทราบวิธีเปิดการค้นหาด่วนโดยใช้ทางลัด Ctrl + F
แต่คุณรู้หรือไม่ว่าการค้นหาคร่าวๆโดยใช้สัญลักษณ์นั้นเป็นไปได้ (เครื่องหมายคำถาม) และ * (ดอกจัน)?
สัญลักษณ์เหล่านี้มีไว้สำหรับใช้เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังมองหาผลลัพธ์ใดอยู่ เครื่องหมายคำถามใช้แทนอักขระเดี่ยวและเครื่องหมายดอกจันสำหรับอักขระหนึ่งตัวขึ้นไป
และหากคุณสงสัยว่าจะมองหาเครื่องหมายคำถามหรือเครื่องหมายดอกจันได้อย่างไรเพียงแค่เพิ่มสัญลักษณ์ Wave ~ ข้างหน้าดังรูปด้านล่าง
10. วิธีการดึงค่าที่ไม่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์
คุณเคยมีอาร์เรย์ที่คุณต้องการดึงค่าที่ไม่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์หรือไม่?
คุณอาจคุ้นเคยกับฟังก์ชันตัวกรองของ Excel แต่ไม่ค่อยมีใครใช้ตัวกรองขั้นสูง
อย่างไรก็ตามมีประโยชน์สำหรับการแยกค่าที่ไม่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์ คลิกที่คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องจากนั้นไปที่ข้อมูล -> ขั้นสูง ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น
ในป๊อปอัปนี้ให้คลิกคัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น จากนั้นเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการคัดลอกค่าที่ไม่ซ้ำกันโดยกรอกข้อมูลในช่องคัดลอกไปที่ หากต้องการกรอกข้อมูลในช่องนี้คุณสามารถคลิกพื้นที่ที่คุณเลือกได้โดยตรง ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการพิมพ์ค่าที่แม่นยำ
สิ่งที่คุณต้องทำคือทำเครื่องหมายที่ช่องการแยกโดยไม่ต้องทำซ้ำแล้วคลิกตกลง จากนั้นค่าที่ไม่ซ้ำกันจะถูกคัดลอกไปยังคอลัมน์ที่คุณระบุและสามารถเปรียบเทียบกับข้อมูลในคอลัมน์เริ่มต้นได้
ด้วยเหตุนี้ขอแนะนำให้คุณคัดลอกค่าที่ไม่ซ้ำกันไปยังตำแหน่งใหม่
11. จำกัด ข้อมูลที่ป้อนด้วยฟังก์ชันการตรวจสอบข้อมูล
เพื่อรักษาความสอดคล้องของข้อมูลบางครั้งคุณจำเป็นต้อง จำกัด ค่าที่ผู้ใช้สามารถป้อนลงในเซลล์ได้
ในตัวอย่างด้านล่างอายุของคนต้องเป็นจำนวนเต็ม และทุกคนที่เข้าร่วมในการสำรวจนี้จะต้องมีอายุระหว่าง 18 ถึง 60 ปี
เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมนอกกลุ่มอายุนี้จะไม่ป้อนข้อมูลให้ไปที่ข้อมูล -> การตรวจสอบข้อมูลและเพิ่มเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้อง
จากนั้นคลิกที่แท็บข้อความป้อนข้อมูลและป้อนข้อความเช่นนี้ "โปรดใช้ตัวเลขจำนวนเต็มเพื่อระบุอายุของคุณอายุต้องอยู่ระหว่าง 18 ถึง 60 ปี"
ดังนั้นผู้ใช้จะได้รับข้อความนี้เมื่อวางเมาส์เหนือเซลล์ที่ได้รับผลกระทบและจะมีข้อความเตือนหากอายุที่ป้อนอยู่นอกช่วงอายุนี้
12. การนำทางอย่างรวดเร็วด้วยปุ่ม Ctrl + ลูกศร
เมื่อคุณคลิก Ctrl + แป้นลูกศรบนแป้นพิมพ์คุณสามารถย้ายไปที่มุมทั้ง 4 ของแผ่นงานได้ในพริบตา
หากคุณต้องการย้ายไปยังแถวสุดท้ายของข้อมูลให้ลองคลิก Ctrl + ลูกศรลง
13. แปลงแถวเป็นคอลัมน์
ต้องการแสดงข้อมูลของคุณในคอลัมน์ในขณะที่ออนไลน์อยู่หรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด นี่คือวิธีการทำ
คัดลอกพื้นที่ที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นคอลัมน์ จากนั้นวางเคอร์เซอร์บนเซลล์ของแถวที่จะวางข้อมูล
ทำการแก้ไขแล้ววางแบบพิเศษ เลือกช่อง Transposed แล้วคลิกตกลง คุณมีแล้วข้อมูลของคุณจะแสดงในคอลัมน์
โปรดทราบว่าเคล็ดลับนี้ยังใช้ในการเปลี่ยนคอลัมน์เป็นแถว
14. ซ่อนข้อมูลอย่างระมัดระวัง
ผู้ใช้ Excel เกือบทุกคนรู้วิธีซ่อนข้อมูลโดยคลิกขวาและเลือกซ่อน
แต่สิ่งที่น่ากังวลคือสามารถมองเห็นได้ง่ายหากคุณมีข้อมูลเพียงเล็กน้อยในสเปรดชีต
วิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการซ่อนข้อมูลอย่างเรียบร้อยคือการใช้รูปแบบเซลล์พิเศษ
ในการดำเนินการนี้ให้เลือกพื้นที่ที่จะมาสก์จากนั้นคลิกขวาเพื่อเลือกจัดรูปแบบเซลล์
เลือกกำหนดเองและวางเคอร์เซอร์ในประเภท พิมพ์รหัส ";;;" ไม่มีเครื่องหมายคำพูด กด OK ตอนนี้เนื้อหาของเซลล์จะมองไม่เห็น
ข้อมูลนี้จะมองเห็นได้เฉพาะในพื้นที่แสดงตัวอย่างถัดจากปุ่มฟังก์ชัน
15. รวมเนื้อหาของเซลล์หลายเซลล์เป็น 1 เดียว
ไม่จำเป็นต้องใช้สูตรที่ซับซ้อนเพื่อรวมเนื้อหาของเซลล์หลาย ๆ เซลล์ ตราบใดที่คุณรู้วิธีใช้สัญลักษณ์ & คุณก็ไม่ต้องกังวล
ด้านล่างมี 4 คอลัมน์ที่มีข้อความที่แตกต่างกันในแต่ละคอลัมน์ แต่คุณจะรวมเป็น 1 ได้อย่างไร?
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงผลลัพธ์ จากนั้นใช้สูตรกับเครื่องหมาย & ตามที่แสดงด้านล่างของภาพหน้าจอ
สุดท้ายพิมพ์ Enter เพื่อให้เนื้อหาทั้งหมดของ A2, B2, C2 และ D2 รวมกันเป็นเซลล์เดียว 1 เซลล์ซึ่งจะให้ LizaUSA25 @
16. เปลี่ยนตัวพิมพ์เล็กเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
ต้องการเปลี่ยนจากตัวพิมพ์เล็กเป็นตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่? นี่คือสูตรง่ายๆในการทำ
ในช่องฟังก์ชันเพียงพิมพ์ CAPITAL ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง
และในการเปลี่ยนตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่เป็นตัวพิมพ์เล็กให้พิมพ์ SMALL สุดท้ายให้ใส่อักษรตัวใหญ่เฉพาะในตัวอักษรตัวที่ 1 พิมพ์ NOMPROPRE
17. วิธีป้อนค่าโดยเริ่มต้นด้วย 0
เมื่อค่าเริ่มต้นด้วยเลขศูนย์ Excel จะลบศูนย์โดยอัตโนมัติ
ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายโดยเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนก่อนศูนย์แรกดังที่แสดงด้านล่าง
18. เพิ่มความเร็วในการป้อนคำศัพท์ที่ซับซ้อนด้วยการแก้ไขอัตโนมัติ
หากคุณต้องการพิมพ์ข้อความที่ซับซ้อนหลาย ๆ ครั้งเพื่อพิมพ์วิธีที่ดีที่สุดคือใช้คุณสมบัติแก้ไขอัตโนมัติ
ฟังก์ชันนี้จะแทนที่ข้อความของคุณด้วยข้อความที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
ยกตัวอย่างเช่นÉcole Polytechnique ซึ่งสามารถแทนที่ด้วยคำที่ง่ายกว่าในการพิมพ์เช่น Poly เมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชั่นทุกครั้งที่คุณพิมพ์ Poly ฟังก์ชันจะถูกแก้ไขในÉcole Polytechnique
สะดวกไม่ใช่เหรอ? หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ให้ไปที่ไฟล์ -> ตัวเลือก -> การตรวจสอบ -> การแก้ไขอัตโนมัติ จากนั้นกรอกข้อความเพื่อแทนที่ด้วยข้อความที่ถูกต้องดังที่แสดงด้านล่าง:
19. คลิกเดียวเพื่อรับการคำนวณอัตโนมัติ
คนส่วนใหญ่รู้ว่าข้อมูลที่น่าสนใจเช่นค่าเฉลี่ยและผลรวมสามารถหาได้ง่ายโดยการดูที่แถบสถานะที่ด้านล่างขวา
แต่คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถคลิกขวาที่แถบนี้เพื่อคำนวณอัตโนมัติอื่น ๆ อีกมากมายได้
ลองดูแล้วคุณจะเห็นว่าคุณมีทางเลือก
20. เปลี่ยนชื่อแผ่นงานโดยใช้ดับเบิ้ลคลิก
มีหลายวิธีในการเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน คนส่วนใหญ่คลิกขวาแล้วเลือกเปลี่ยนชื่อ
แต่นั่นเสียเวลามาก วิธีที่ดีที่สุดคือดับเบิลคลิกที่แท็บที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อและเปลี่ยนชื่อที่นี่โดยตรง
เอาล่ะฉันหวังว่าคุณจะรู้สึกสบายใจกับ Excel มากขึ้นตอนนี้ :-)
โปรดทราบว่าตัวอย่างเหล่านี้ใช้ Microsoft Excel 2010 แต่ควรใช้งานได้ดีใน Excel 2007, 2013 หรือ 2016
หาซื้อ Excel ราคาถูกได้ที่ไหน?
กำลังมองหาซื้อ Microsoft Excel ในราคาถูกใช่หรือไม่?
ดังนั้นฉันขอแนะนำชุด Office 365 ซึ่งรวมถึงซอฟต์แวร์ Excel คุณสามารถหาซื้อได้ที่นี่ในราคาต่ำกว่า 65 €
โปรดทราบว่ามีทางเลือกฟรี 100% ค้นพบบทความของเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ที่นี่
คุณชอบเคล็ดลับนี้หรือไม่? แบ่งปันกับเพื่อนของคุณบน Facebook
ยังค้นพบ:
ซอฟต์แวร์ฟรีที่ดีที่สุด 5 รายการเพื่อแทนที่ Microsoft Office Pack
วิธีสร้างสัญลักษณ์แป้นพิมพ์: ในที่สุดความลับก็เปิดเผย
